SISTEM INFORMASI AKUNTASI

BAB I MENGENAL SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

Proses Bisnis Dan Sistem Informasi Akuntasi

Ada dua buah pokok buku: (1) proses bisnis dan (2) system informasi.Proses bisnis(business process) adalah urutan aktivitas yang dilaksanakan oleh suatu bisnis untuk memperoleh,menghasilkan,serta menjual barang dan jasa.Siklus transaksi(transaction cycles) mengelompokkan kejadian-kejadian terkait yang pada umumnya terjadi dalam suatu urutan tertentu.Kejadian(events) adalah aktivitas yang terjadi pada suatu waktu tertentu.Terdapat 3 siklus transaksi utama:

·         Siklus pemerolehan/pembelian(acquisition/purcashing cycle) adalah proses pembelian dan pembayaran untuk barang-barang atau jasa.

·         Siklus konversi (conversion cycle) adalah proses mengubah sumber daya yang diperoleh menjadi barang-barang dan jasa.

·         Siklus pendapatan (revenue cycle) adalah proses menyediakan  barang atau jasa untuk para pelanggan dan mangih uangnya.

Sistem informasi manajemen—SIM (management information system MIS) adalah suatu system yang menagkap data tentang satu organisasi,menyimpan dan memlihara data,serta menyediakan informasi yang berguna bagi manajemen.Sistem informasi akuntasi—SIA (accounting information system—AIS) dapan dipandang sebagai dari bagian SIM organisasi.

Data ubu dkumpulkan,diikhtisarkan,dan diorganisasikan untuk menghasilkan informasi yang membantu organisasi dalam memonitor dan mengendalikan proses-proses bisnisnya.sebagai contoh,alat pemindai (scanner) yang ada pada took grosisr menginkatkan efisiensi proses pembayaran,sementara itu pada waktu yang bersamaan memudahkan pengumpulkan data untuk SIM.

Lingkup Sistem Informasi Akuntasi

Di ELERBE,Inc,semua subsistem ini bersifat penting dan informasi yang berbeda diperlukan untuk menjalankan fungsi-fungsinya.

Sebagai contoh,departemen produksi perlu memlihara informasi tentang pesanan,jadwal produksi dan persediaan. Departemen pemasaran perlu mencatat data mengenai tren pesanan pelanggan di ELERBE,nama dan alamat pelanggan dan prospek,serta produk-produk yang ditawarkan oleh pesaing.departemen akuntasi dan keuangan memerlukan informasi untuk memelihara buku besar dan membuat laporan keuangan,mengirim tagihan ke pelanggan dan memonitor jumlah yang terutang kepada para pemasok.

Tumpang-tindih substansial di dalam kebutuhan informasi muncul kerna subsistem menggunakan data mengenai proses-proses bisnis mendasar yang sama.Tumpang-tindih tersebut menunjukkan suatu peluang bagi system informasi terintregasi yang dapat lebih efektif melayani kebutuhan semua pengguna.Banyak perusahaan kini berusaha untuk mengonversi system informasi mereka yang terpencar menjadi system perencanaan sumber daya perusahaan(enterprise resource planning--ERP system).ERP adalah suatu system menajemen bisnis yang mengintegrasikan semua aspek proses bisnis perusahaan,termasuk subsistem-subsistem di butir utama 1.1 sebagai hasilnya,SIM menjadi suatu system informasi tunggal yang besar.

Penggunaan SIstem Informasi Akuntasi

Membuat Laporan Eksternal

Perusahaan menggunakan system informasi akuntasi untuk menghasilkan laporan-laporan khusus untuk memenuhi kebutuhan informasi dari para investor,kreditor,dinas pajak,badan-badan pemerintah, dan yang lain.Laporan jenis ini mengikuti suatu struktur yang ditetapkan oleh organisasi-organisasi seperti financial accounting standards board---FASB (Dewan Standar Akuntasi Keuangan AS),Securities and Exchange Commission—SEC (Badan Pengawas Pasar Modal AS),Internal Revenue Service—IRS (DInas Pajak AS), dan regulator lainnya.

Mendukung Aktivitas Rutin

Sistem computer mahir menangani transaksi-transaksi yang berulang,dan banyak paket peranti lunak akuntasi yang mendukung fungsi-fungsi yang rutin ini.Teknologi lain,seperti scanner untuk memindai kode produk,meningkatkan efisiensi dari proses bisnis.

Mendukung Pengambilan Keputusan

Informasi ini sangat penting untuk merencanakan produk baru,memutuskan produk-produk apa yang harus ada di persdiaan dan memasarkan produk kepada para pelanggan.permintaan informasi nonstandard memerlukan permintaan informasi (query) yang fleksibel akan data dalam suatu basis data (basis data).

Perencanaan dan Pengendalian

Informasi mengenai anggaran dan biaya standar disimpan oleh system informasi dan laporan dirancang untuk membandikan angka anggaran dengan jumlah actual.Menggunakan pemindai untuk mencatat barang yang dibeli dan dijual mengakibatkan terkumpulnya jumlah informasi yang sangat banyak dengan biaya yang rendah,memungkinkan pengguna untuk merencanakan dan mengedalikan dengan lebih terperinci.Data historis dapat diambil dari basis data dan digunakan dalam lembar kerja ( spreadsheet) atau program lain untuk meramalkan pertumbuhan dan arus kas.

Menerapkan Pengendalian Internal

Pengendalian internal (internal control) mencakup kebijakan-kebijakan,prosedur-prosedur, dan system informasi yang digunakan untuk melindungi asset-aset perusahaan dari kerugian atau korupsi, dan untuk memelihara keakuratan data keuangan.Sebagai contoh,satu system informasi dapat menggunakan kata sandi (password) untuk mencegah individu lain memiliki akses ke format data entri dan laporan yang tidak diperlukan untuk menjalankan pekerjaan mereka.

APLIKASI DAN PERANTI LUNAK AKUNTASI

Cara lain untuk menggabarkan SIA adalah dengan menganggap aplikasi akuntasilah yang mengatur informasi.Aplikasi (application) adalah program computer yang digunakan untuk memenuhi keprluan-keperluan tertentu.piranti lunak pengolah kata (word processing) dan lembar kerja elektronik (electronic spreadsheet) adalah contoh aplikasi. Pada umumnya aplikasi-aplikasi akuntasi dikelompokkan menurut siklus transaksi. Sebagai contoh,aplikasi siklus pemerolehan (acquisition cycle) membantu para pengguna menentukan apa dan kapan untuk membeli,yang terutang kepada para pemasok dan melakukan oembayaran kepada para pemasok.

PERAN AKUNTAN DALAM HUBUNGANNYA DENGAN SIA

Seorang mahasiswa yang masuk bidan akuntasi perlu memahami SIA agar nantinya dapat bekerja dengan berbagai macam peran.International Federation of Accountants (IFAC) menerbitkan sebuah laporan,Pedoman 11,”Tkenologi informasi di dalam kurikulum akuntansi,” yang mengidentifikasi empat peran dimana akuntan menggunakan teknologi informasi : (1) pengguna,(2) manajer, (3) konsultan, dan (4) evaluator.

Akuntan sebagai Pengguna

Para akuntan dan manajer keuangan menggunakan system akuntansi untuk semua fungsi yang dibahas sebelumnya (menyusun laporan eksternal,menangani transaksi rutin,dan lain-lain). Setalah pemrosesan transaksi rutin menjadi terotomatisasi,para akuntan mengeluarkan waktu yang lebih sedikit pada fungsi-fungsi yang rutin. Pedoman IFAC menekankan bahwa para pengguna perlu memahami arsitektur system informasi,peranti keras (hardware),peranti lunak (software), dan metode pengorganisasian data, serta mampu untuk menggunakan paket pengolah kata, lembar kerja, basis data, dan akuntansi.

Akuntan sebagai Manajer

Direktur keuangan dan kontroler adalah anggota-anggota penting dari tim perencanaan strategis dalam suatu organisasi.Penguasaan dan pemahaman ini membuat mereka menjadi anggota penting dari komite eksekutif.

Akuntan sebagai Konsultan

Akuntan yang sudah berpengalaman dapat menyediakan jasa konsultasi di banyak bidang, termasuk system informasi, perencanaan keuangan perorangan,akuntansi internasional,akuntansi lingukungan, dan akuntansi forensic.Konsultan-konsultan akuntansi telah merespons tantangan ini dengan (a) mengkhususkan diri dalam industry yang tertentu, (b) mengkhususkan diri dalam peranti lunak akuntansi dari satu atau dua pemasok, dan (c) memfokuskan diri mereka atau staf mereka menjadi konsultan penuh waktu.

Akuntan sebagai Evaluator

Auditor internal.Auditor internal mengevaluasi berbagai unit di dalam suatu organisasi untuk menentukan apakah unit itu telah mencapai misinya secara efisien dan efektif. Auditor Eksternal adalah perusahaan membayar kantor akuntan public untuk mengaudit laporan keuangan mereka untuk memenuhi ketentuan hokum dan untuk menambahkan kredibilitas atas laporan keuangan mereka. Peran Evaluatif Lainnya.Para akuntan memperluas peran mereka sebagai eva-luator dengan menyediakan berbagai macam jasa assurance (assurance service). Sebagai contoh,sebuah kantor akuntan mungkin memberikan keyakinan (assurance) kepada pemberi pinjaman bahwa perusahaan tidak melanggar bagian mana pun dari perjanjian pinjaman bahwa perusahaan tidak melanggar bagian mana pun dari perjanjian pinjaman yang biasanya kompleks.

Akuntan sebagai Penyedia Jasa Akuntansi dan Perpajakan

Penurunan harga computer serta peranti lunak akuntansi dan perpajakan memungkinkan banyak akuntan untuk memperoleh keuntungan dengan menjadi kantor akuntan perorangan. Akan tetapi,kemudahan yang sama baik dalam hal penggunaan maupun keterjangkauan harga computer telah mendorong beberapa calon klien untuk melaksanakan tugas-tugas akuntansi dan perpajakan dengan menggunakan sedikit ata sama sekali tanpa bantuan professional.

Ringkasan

Hubungan antara SIA dengan pekerjaan yang dilakukan oleh para akuntan telah dibahas. Yaitu bahwa akuntan beinteraksi dengan SIA sebagai pengguna,manajer,konsultan,evaluator,serta penyedia jasa akuntansi dan perpajakan. Pada setiap peranmakuntan bergantung pada SIA. Akuntan perlu meningkatkan keterampilan dan memperbarui pengetahuan mereka tentang teknologi informasi secara berkesinambungan.

BAB II  PROSES BISNIS DAN DATA SIA

System akuntansi bersifat kompleks, dan banyak keahlian diperlukan untuk mengevaluasi SIA. Akuntan perlu untuk meninjau ulang dokumentasi,melakukan wawancara,dan mengamati transaksi-transaksi untuk memahami system akuntasi klien. Oleh karena kompleksitas system akuntansi,cara yang paling efektif untuk mengembangkan keahlian yang diperlukan untuk memahami, menganalisis,mengembangkan, dan mengevaluasi system akuntansi adalah dengan memecahkan berbagai macam masalah.

Proses Dan Kejadian Bisnis

Proses bisnis merupakan seperangkat aktivitas yang dilakukan oleh suatu bisnis untuk memperoleh,menghasilkan, serta menjual barang dan jasa. Siklus transaksi (transaction cycle) mengelompokkan kejadian terkait yang pada umumnya terjadi dalam suatu urutan tertentu. Kejadian (event) adalah berbagai hal yang terjadi pada pada suatu saat tertentu. Tiga contoh kejadian di suatu siklus transaksi adalah seorang pelanggan melakukan pemesanan, barang-barang dikirimkan, dan laporan penjualan dicetak.

Proses bisnis dapat disusun menjadi tiga siklus transaksi utama:

·         Siklus pemerolhan/pembelian (acquisition/purchasing cycle) mengacu pada proses pembelian barang dan jasa. Karakteristik siklus ini akan segera dibahas.

·         Siklus konversi (conversion cycle) mengacu pada proses mengubah sumber daya yang diperoleh menjadi barang-barang dan jasa.Contoh-contoh kejadian konversi meliputi perkitan,penanaman,penggalian, dan pembersihan. Siklus konversi bias bersifat kompleks.

·         Siklus pendapatan (revenue cycle) mengacu pada proses menyediakan barang dan jasa untuk para pelanggan. Di pembahasan ini,akan diuraikan apa yang berlangsung dalam siklus pendapatan.

Siklus Pendapatan

Siklus pendapatan dari jenis organisasi yang berbeda dapat saja sama dan mencakup didalamnya sebagian atau semua operasi berikut ini:

1.    Merespons permintaan informasi dari penggan.permintaan informasi pelanggan bias ditangani oleh seorang tenaga penjualan. Di beberapa industry (misalnya,computer dan peranti lunak),produk-produknya bersifat kompleks.

2.    Membuat perjanjian dengan para pelanggan untuk menyediakan barang dan jasa dimasa mendatang. Contoh dari perjanjian mencakup di dalamnya pesanan pelanggan untuk produk atau jasa serta kontrak antara perusahaan dengan pelanggan untuk penyerahan barang atau jasa di masa depan.

3.    Menyediakan jasa atau mengirim barang ke pelanggan.fungsi ini sangat penting dalam proses pendapatan. Untuk jasa,karyawan kuncinya adalah para penyedia jasa.

4.    Menagih pelanggan.dalam hal ini,perusahaan mengakui klaimnya terhadap pelanggan dengan mencatat piutang dan menagih pelanggan.

5.    Melakukan penagihan uang. Pada suatu waktu dalam siklus pendapatan,uang tunai ditagih dari pelanggan.

6.    Menyetorkan uang kask ke bank, pihak-pihak yang terlibat disini adalah kasir dan bank.

7.    Menyusun laporan. Beraneka jenis laporan mungkin dibuat untuk siklus pendapatan.

Siklus Pemerolehan

Seperti halnya siklus pendapatan,siklus pemerolehan dan organisasi dengan jenis yang berbeda pada dasarnya bersifat sama karena  kebanyakan mencakup didalamnya sebagian atau semua operasi berikut ini:

1.    Mendiskusikan dengan para pemasok. Sebelum melakukan pembelian, perusahaan dapat menghubungi beberapa pemasok untuk memperoleh pemahaman tentang barang dan jasa yang tersedia,demikian juga penetapan harganya.

2.    Memproses permintaan. Dokumen permintaan yang meminta barang/jasa mungkin pertama kali disiapkan oleh karyawan dan disetujui oleh supervisor. Permintaan pembelian ini kemudian digunakan oleh departemen pembelian untuk menempatkan pesanan ke pemasok.

3.    Membuat perjanjian dengan pemasok untuk membeli barang atau jasa di masa mendatang. Perjanjian dengan pemasok meliputi pesanan pembelian (pesanan yang benar-benar dikirim ke para pemasok) serta kontrak dengan para pemasok.

4.    Menerima barang atau jasa dari pemasok. Perusahaan perlu memastikan bahwa barang-barang tersebut benar-benar diterima dan dalam kondisi yang baik. Di perusahaan besar, unit penerima yang terpisah bertanggung jawab atas penerimaan barang. Departemen penerimaan menrima barang dan menyampaikannya ke departemen peminta.

5.    Mengakui klaim atas barang dan jasa yang diterima. Setelah barang tersebut diterima, pemasok mengirim sebuah faktur. Jika faktur tagihannya akurat, departemen utang usaha mencatat faktur tersebut.

6.    Memilih faktur-faktur yang akan dibayar. Banyak perusahaan memilih faktur-faktur yang akan segera dibayarkan menurut jadwal, hal ini sering dilakukan secara mingguan.

7.    Menulis cek. Setelah faktur-faktur dipilih untuk pembayaran,cek ditulis, ditandatangani, dan dikirim ke pemasok.

PENGIDENTIFIKASIAN KEJADIAN DALAM PROSES BISNIS

Mutu dan karakteristik dari suatu system informasi memengaruhi kinerja dan seberapa jauh auditor dapa bersandar pada output dari system dalam melakukan verifikasi laporan keuangan.

Pedoman Mengakui Kejadian

Pedoman 1 : kenali kejadian pertama dalam suatu proses ketika sesorang atau suatu departemen dalam sebuah organisasi menjadi bertanggung jawab terhadap suatu aktivitas.

Pedoman 2: abaikan aktivitas yang tidak memerlukan keikutsertaan agen internal.

Pedoman 3: kenali suatu kejadian baru ketika tanggung jawab dipindahkan dari satu agen internal ke agen internal lainnya.

Pedoman 4: kenali kejadian baru ketika suatu proses sudah disela/diinterupsi dan dilanjutkan kemudian oleh agen internal yang sama. Setelah interupsi,seseorang di luar organisasi atau proses itu mungkin memulai proses tersebut. Sebagai alternative,proses itu dapat dilanjutkan pada suatu waktu yang sudah dijadwalkan.

Pengorganisasian Data dalam SIA

SIA merekam data tentang berbagai kejadian yang dibahas di bagian sebelumnya, termasuk perjanjian dengan para pelanggan (para pemasok), barang atau jasa yang disediakan kepada pelanggan (yang diterima dari para pemasok), jumlah terutang dari para pelanggan (kepada para pemasok), dan pembayaran oleh para pelanggan (kepada para pemasok).

Konsep-konsep File

·         Entity (entitas): suatu entitas adalah subjek tertentu tentang informasi apa yang disimpan.

·         Field : satu unit data mengenai satu entitas.

·         Record : seperangkat field yang saling berkaitan dari satu entitas.

·         File : seperangkat record yang saling berkaitan.

·         Transaction file : file transaksi menyimpan informasi tentang kejadian.

·         Master file : file induk berisi informasi mengenai entitas dari kejadian. File induk berisi dua jenis informasi : (1) data acuan dan (2) data ringkasan.

·         Reference data (data acuan): beberapa field dalam master file berisi data acuan yang menguraikan entitas.

·         Reference field (field acuan) : field yanb berisi data acuan diidentifikasikan sebagai field acuan.

·         Summary data (data ringkasan): data ringkasan meringkas transaksi-transaksi masa lalu.

·         Summary field (field ringkasan): field yang berisi data ringkasan diidentifikasikan sebagai field ringkasan.

FILE INDUK

File induk mempunyai ciri-ciri berikut:

·         File induk menyimpan data yang relative permanen mengenai agen-agen eksternal,agen-agen internal,atau barang dan jasa.

·         File induk tidak menyediakan perincian mengenai transaksi-transaksi individual.

·         Data yang disimpan dapat memiliki karakteristik sebagai data acuan maupun data ringkasan.

·         Barang/jasa---barang dan jasa diperoleh,dibuat atau dijual selama kejadian dalam siklus pemerolehan dan pendapatan organisasi.

·         Agen eksternal----agen eksternal adalah orang-orang atau unit organisasi yang berada diluar perusahaan.

·         Agen internal-----agen internal adalah orang-orang atau unit organisasi yang bertanggung jawab atas berbagai kejadian didalam suatu proses bisnis.

File Transaksi

·         File transaksi menyimpan data tentang kejadian.

·         File transaksi biasanya mencakup informasi kuantitas dan harga.

·         Ingat bahwa kejadian berlangsung dalam suatu urutan tertentu didalam siklus pendapatan dan pemerolehan.

KEJADIAN DAN AKTIVITAS

Pencatatan

Pencatatan mengacu pada penyiapan dokumen sumber dan atau penyimpanan data kejadian dalam file transaksi.

Pembaruan

Pembaruan mengacu pada tindakan mengubah data ikhtisar di suatu file induk untuk mencerminkan pengaruh dari kejadian.

Pemeliharaan File

Aktivitas pemeliharaan file menangkap dan mengorganisasikan data acuan tentang file induk.

BAB III MENDOKUMENTASIKAN SISTEM AKUNTANSI

Overview activity diagram dan diagram detailed activity

·         Overview diagram menyajikan suatu pandangan tingkat tinggi dari proses bisnis dengan mendokumentasikan kejadian-kejadian penting,urutan kejadian-kejadian ini dan aliran informasi antarkejadian.

·         Detailed diagram sama dengan peta dari sebuah kota.

Kesalahan umum dalam mendokumentasikan kejadian dan urutan-urutan kejadian mencakup hal-hal berikut:

a.    Semua kejadian yang diidentifikasi pada langkah 1 dan 2 tidak ditunjukkan pada diagram aktivitas.

b.    Kejadian tambahan yang tidak diidentifikasikan pada langkah 1 dan 2 ditampilkan pada diagram aktivitas.

c.    Garis yang tidak putus-putus yang menghubungkan kejadian tidak ditampilkan

d.    Kejadian diberi label dengan nama agem.nama agen harus tidak disebut di nama kejadian karena nama age nada diwimlanes.

e.    Nama kejadian tidak konsisten dengan nama-nama yang diidentifikasi pada langkah2.

Trigger(pemicu) satu kejadian yang menyebabkan aktivitas atau kejadian selanjutnya.

Catatan(note) symbol dalam diagram yang digunakan untuk merujuk ke informasi yang lebih terperinci yang tersedia dalam diagram atau dokumen lain.

BAB IV. MENGIDENTIFIKASI RISIKO DAN PENGENDALIAN DALAM PROSES BISNIS

Pengendalian internal(internal control) adalah suatu proses,yang dipengaruhi oleh dewan direksi entitas,manajemen dan personel lainnya yang dirancang untuk memberikan kepastian yang beralasan terkait dengan pencapaian sasaran kategori sebagai berikut: efektivitas dan efisiensi operasi;keandalan pelaporan keuangan dan ketaatan terhadap hokum dan peraturan yang berlaku.

Titik-titik siklus pendapatan yang dapat menyebabkan kesalahan tersebut adalah

1.    Kejadian menerima pesanan.pesanan telah diterima dengan cara yang salah.

2.    Kejadian mengambil barang.karyawan gudang telah mengambil barang yang salah.

3.    Kejadian mengirim barang.petugas pengiriman mungkin mengepak beberapa pesanan pada waktu yang bersamaan dan terkadang memasukkan produk-prudok yang salah dalam pengiriman tersebut.

Pembaruan risiko(update risk) adalah risiko bahwa field ringkasan dalam catatan induk tidak diperbarui dengan tepat.

Pencatatan risiko(recording risk) menyatakan risiko yang tidak tangkap informasi kejadian secara akurat dalam system informasi organisasi.

Pemisahan tugas antaragen internal merupakan konsep ini dalam mendesain aktivitas pengendalian internal.

Beberapa contoh kejadian yang mungkin memerlukan tindak lanjut:

·         Pesanan pelanggan yang belum dipenuhi

·         Faktur penjualan yang sudah jatuh tempo

·         Permintaan yang menunggu untuk disetujui

·         Jasa yang disediakan tetapi belum selesai.