Rangkuman Sistem manajemen Akuntansi

BAB V MEMAHAMI DAN MENDESAIN DATA AKUNTASI

Basis data relasional adalah teknologi penting untuk system akuntasi. Basis data(database) adalah pengumpulan data terkait yang komprehensif. Basis data di aturj oleh system manajemen basis data (database management system) merupakan seperangkat program yang memungkinkan pengguna untuk menyimpan,memodifikasi dan menyaring informasi dari basis data.

Daftar yang diperluas dengan menambah table induk kas dan buku besar.

·         Barang/jasa. Table induk digunakan untuk mendeskripsikan barang/jasa yang menyatakan “katalog” barang/jasa yang ditawarkan oleh perusahaan.

·         Agen. Table induk dengan data agen mendeskripsikan agen-agen eksternal seperti pelanggan atau pemasok(misalnya,nama,alamat, dan nomor telepon) atai agen-agen internal seperti karyawan(misalnya nomor jaminan,social,nama,alamat,dan tingkat gaji)

·         Kas. File induk untuk kas mendeskripsikan di man akas disimpan. Misalnya,file induk dapat memiliki sebuah record untuk setiap rekening bank. Data pada table sepert itu akan menuimpan nomor rekening,nama bank,saldo sekarang, dan data lain.

·         File induk buku besar. Kita akan memerlukan file induk buku besar jika system buku besar otomatis dan terintegrasi dengan aplikasi sklus pendapatan atau pemerolehan yang kita kembangkan atau dokumentasikan.

Kunci utama (primary key) adalah atribut(atribut) yang secara unik mengidentifikasi record di table.ketika record ditambahkan ke table,setiap record digunakan sebagai nilai kunci utama yang hanya mengidentifikasi record tersebut.

Kunci utama(foreign key) adalah field ditabel yang merupakan kunci utama di beberapa table lainnya. Kunci asing digunakan untuk menghubungkan satu table dengan table lainnya.

Kardinilitas . pernyataan hubungan antar-field umum(atribut_ di dua table.hubungan tersebut bias satu dengan satu(1,1),satu dengan banyak(1,m),atau banyak dengan banyak(m,m).

BAB VI MEMAHAMI DAN MENDESAIN QUERY DAN LAPORAN

Query adalah permintaan informasi dari basis data. System manajemen basis data(database management system---DBMS) adalah sekumpulan program yang memungkinkan anda untuk masuk,mengorganisasi,dan mendapatkan kembali informasi dari suatu basis data.

Query by example(QBE) adalah suatu pendekatan yang lebih sederhana,meskipun kurang kuat,untuk berkomunikasi dengan basis data.

Footer kelompok(group footer). Bagian dari laporan yang mengikuti perincian kelompok.footer kelompok sering digunakan untuk menyajikan informasi ringkasan mengenai kelompok,seperti subtotal dan perhitungan. Group header(header kelompok). Bagian dari laporan yang mendahului bagian perincian kelompok dan biasanya digunakan untuk menampilkan nama kelompok atau informasi lainnya yang biasa untuk kelompok transaksi yang tampak dibagian perincian kelompok.

Laporan status perincian berkelompok(grouped detail status reports). Laporan yang menampilkan data ringkasan dan data saldo mengenai barang,jasa, atau agen dan biasanya juga menampilkan beberapa data acuan mengenai barang,jasa,atau agen. Laporan tersebut mencakup daftar kejadian yang memengaruhi data ringkasan. Laporan umur piutang usaha yang mendaftar setiap faktur penjualan yang belum di bayar merupakan contohnya. Perbedaan utama antara laporan status perincian berkelompok dengan laporan perincian kejadian berkelompok adalah bahwa informasi saldo tidak disajikan pada laporan kejadian.

Kotak label (label boxes). Kotak segiempat didalam tata letak desain yang menampilkan teks deskriptif dan tidak terpengaruh oleh data di dalam table.

Laporan ringkasan(summary report).laporan yang meringkas data kejadian untuk sekelompok record terkait selama periode tertentu. Contohnya adalah total penjualan untuk setiap pelanggan atau jumlah total yang terjual untuk setiap unsur persediaan. Tidak seperti laporan perincian berkelompok laporan ringkasan kelompok ahnya menyajikan informasi ringkasan dan tidak mendaftar masing-masing kejadian.

BAB VII MEMAHAMI DAN MENDESAIN FORMULIR

Pengendalian dibagi menjadi empat kategori berikut ini :

·         Pengendalian arus kerja digunakan untuk mengendalian suatu proses yang berpindah dari satu kejadian ke kejadian berikutnya. Pengendalian arus kerja memanfaatkan hubungan antar kejadian dan memfokuskan pada tanggung jawab atas kejadian,urutan kejadian dan arus informasi antar kejadian dalam proses bisnis.

·         Pengendalian input digunakan untuk mengendalikan input data ke dalam system computer.

·         Pengendalian umum adalah pengendalian umum yang diterpakan pada banyak proses.pengendalian umum ini harus diterapkan dengan benar agar pengedalian arus kerja dan pengendalian input berjalan efektif.

·         Penelehan kinerja adalah aktivitas-aktivitas yang mencakup analisis kinerja yang meliputi perbandingan hasil actual dengan anggaran,proyeksi,standar, dan data periode lau.

Pengendalian arus kerja

·         Pemisahan tugas

·         Penggunaan informasi dari kejadian sebelumnya untuk mengendalikan aktivitas.

·         Urutan kejadian yang diharuskan.

·         Menindaklanjuti kejadian.

·         Dokumen bernomor urut.

·         Pencatatan agen internal yang bertanggung jawab atas kejadian dalam suatu proses.

·         Pembatasan akses ke asset dan informasi.

·         Rekonsiliasi catatan dengan bukti fisik asset.

Pengendalian input

·         Menu pencarian yang menyediakan daftar nilai-nilai yang mungkin untuk dimasukkan.

·         Pemeriksaan record untuk menentukan apakah data yang dimasukkan konsisten dengan data yang dimasukkan ditabel terkait.

·         Konfirmasi data yang dimasukkan oleh pengguna dengan menampilkan data terkait dari table lain.

·         Pengendalian integritas referensial untuk memastikan bahwa record kejadian terkait dengan record file induk yang benar.

·         Pemeriksaan format untuk membatasi data yang dimasukkan ke teks,nomor,dan tanggal

·         Aturan validasi untuk membatasi data yang dapat dimasukkan ke nilai-nilai tertentu.

·         Penggunaan default dari data yang dimasukkan di sesi sebelumnya.

·         Pembatasan terhadap dibiarkannya field yang kosong.

·         Pembuatan field yang berfungsi sebagai kunci utama

·         Nilai yang dihasilkan oleh computer yang dimasukkan dalam record.

·         Total pengendalianbatch dilakukan sebelum entri data dibandingkan dengan pencetakan setelah entri data.

·         Pninjauan laporan edit atas kesalahan-kesalahan sebelum posting.

·         Laporan pengecualian yang mendaftar kasus-kasus dimana default ditolak atau dimana nilai-nilai tidak biasa dimasukkan.

Query gabungan(join query). Query yang mencocokan record di dua table atau lebih.kedua table tersebut harus digabungkan sedikitnya satu field umum. Apabila query gabungan dilakukan,hasilnya adalah penyajian data dari kedua table.

Fitur pencarian(look-up feature). Daftar drop-dozum tentang pilihan-pilihan yang sesuai untuk entri data di field kosong tertentu disebuah formulir.ketika pengguna memindahkan titik entri data ke field kosong,daftar tersebut akan tampak. Fitur ini biasanya digunakan ketikan data yang akan dimasukkan adalah kunci asing.